Засади використання автоматизованої системи документообігу суду

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням зборів суддів

Бродівського районного

суду Львівської області

від 30 вересня 2015 року № 8

ЗАСАДИ

використання автоматизованої системи документообігу

Бродівського районного суду Львівської області

1. Загальні положення

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу Бродівського районного суду Львівської області розроблені на виконання вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 2 квітня 2015 р. №25 (із змінами (далі – Положення), не можуть суперечити його нормам та визначають особливості функціонування автоматизованої системи документообігу у даному суді.

1.2. Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:

реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів), визначення запасного судді, слідчого судді, присяжних та народних засідателів;

взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;

реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;

контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді (судді-доповідача), голови суду та секретаря судової палати про закінчення цих строків;

використання ЕЦП для підписання оригіналу електронного документа суду;

оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;

індексацію документів та їх контекстний пошук;

виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних судових рішень;

зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

відправку оригіналів електронних судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;

підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень);

передачу судових справ до електронного архіву;

надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

1.3. У Бродівському районному суді використовується комп’ютерна програма «Д-3».

1.4. Користувачами КП «Д-3» є судді, помічники суддів, працівники апарату суду і технічний адміністратор, функціональні обов’язки та права яких визначаються наказом голови суду та/або керівника апарату суду. Користувачі КП «Д-3» вносять до бази даних автоматизованої системи інформацію в межах наданих їм прав.

1.5. Використання ЕПЦ уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України «Про електронний цифровий підпис».

2. Розподіл судових справ між суддями

2.1. Розподіл судових справ між суддями здійснюється за правилами та в порядку, встановленими Положенням про автоматизовану систему документообігу суду.

У суді може застосовуватися:

автоматизований розподіл судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

пакетний автоматизований розподіл судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

повторний автоматизований розподіл судових справ.

2.2. Автоматизований розподіл судових справ  між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх. За допомогою автоматичного розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.  У випадках, визначених Кримінальним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних. У випадках, визначених Цивільним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення народних засідателів, які внесені до списку. 

2.3. Спеціалізація суддів з розгляду конкретних категорій справ визначається зборами суддів.

2.4. Склад колегій суддів визначається зборами суддів. Після визначення  автоматизованою системою головуючого судді, склад колегії суддів автоматично визначається автоматизованою системою згідно з налаштуванням складу колегій суддів. У разі, якщо після визначення автоматизованою системою головуючого судді не можливо визначити склад колегії  автоматизованою системою в автоматичному режимі згідно з налаштуваннями колегій, склад колегії визначається автоматизованою системою з числа суддів зі складу суду. У разі неможливості виконання суддею, який входить до складу колегії суддів, обов’язків судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо), який не є головуючим суддею у судовій справі, повторний автоматизований розподіл судових справ не здійснюється. Заміна відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, здійснюється зборами суддів з числа резервних суддів, визначених зборами суддів.

2.5. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді, такі справи підлягають автоматизованому розподілу за рішенням зборів суддів, якщо відсутність головуючого судді призведе до неможливості розгляду цих справ у строки, встановлені чинним законодавством.  Якщо збори суддів є неповноважними, то зазначені вище судові справи підлягають автоматизованому розподілу.

2.6. У разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо), за винятком можливості передачі таких раніше визначеному судді (слідчому судді), здійснюється зборами суддів. Якщо збори суддів є неповноважними, то розподіл зазначених вище судових справ, здійснюється головою суду.

2.7. Судові справи, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі та вихідні дні (підлягають невідкладному розгляду), за винятком можливості передачі таких раніше визначеному судді (слідчому судді), зборами суддів визначаються чергові судді (слідчі судді). У випадку, якщо збори суддів не відбулися  чи є неповноважними,  зазначені вище судові справи підлягають автоматизованому розподілу між всіма суддями, які мають повноваження, без врахування суддів, які на момент  розподілу таких справ відсутні з поважних причин (лікарняний, відпустка, відрядження, неможливість прибуття до суду тощо).  

2.8. У суді встановлюються коефіцієнти, які враховуються під час автоматичного розподілу справ. Зокрема, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи, становить: для головуючого (у складі колегії) – 0,9; для головуючого (одноособово)  -1; для члена колегії – 0,5.